Виртуальный IT-директор: сопровождение проектов и контроль подрядчиков

Подрядчик третий месяц «завершает интеграцию». На созвонах звучит уверенное «осталось чуть-чуть», а в отчётах птичий язык про API и деплой. Проверить, правда ли там почти готово, некому.

Штатный IT-директор в компании на 30–100 человек не нужен и не окупается. Сисадмин, который переустанавливает Windows, в переговорах с разработчиками не помощник. Собственник платит по счетам и надеется на лучшее.

Виртуальный IT-директор работает на вашей стороне несколько часов в неделю. Это опытный руководитель IT-проектов. Он не продаёт вам разработку. Он представляет ваши интересы в разговоре с теми, кто продаёт. Роль называют по-разному: IT-директор на аутсорсе, CTO на аутсорсе, технический представитель заказчика. Смысл во всех трёх случаях один.

Когда нас зовут

Четыре ситуации повторяются чаще прочих. Узнали свою, значит, вам сюда.

• Проект встал. Сроки сдвинулись второй раз, внятного объяснения нет, а спросить по существу некому.
• Подрядчик просит денег сверх сметы. Обоснование написано птичьим языком, и непонятно, это честная доработка или продажа воздуха.
• Пора выбирать исполнителя. На руках три предложения с разбросом в четыре раза, и сравнивать их нечем.
• Уходит системный администратор. Вместе с ним уходят пароли, договор с хостингом и вся история решений.

Почему мы не берём вашу разработку

Контролёр и исполнитель в одном лице не работают. Студия, которая сама пишет код и сама принимает у себя работу, всегда договорится сама с собой.

Отсюда простое рабочее правило. Сопровождаем ваш проект, значит, разработку в нём не берём. Даже если вам так удобнее и даже если мы это умеем. Нужен второй подрядчик? Поможем найти и сравнить предложения, но писать код будет он.

Как мы работаем

Начинаем с ревизии. Что за проект, что обещано в договоре, что сделано на самом деле. Часто уже на этом шаге выясняется, что критерии готовности нигде не записаны. Значит, «почти готово» нельзя ни подтвердить, ни опровергнуть. Тогда первым делом договариваемся с подрядчиком о понятных контрольных точках.

Дальше проекту нужен рабочий ритм. Контроль проекта не требует от вас технических знаний, он требует системы. Еженедельный статус на деловом языке: что сделано, что в работе, какой прогноз по срокам, где риски.

Мы сидим на созвонах с подрядчиком и задаём неудобные вопросы вместо вас. Проверяем сметы и обоснованность допработ. Фраза «это займёт ещё месяц и триста часов» перестаёт приниматься на веру.

На приёмке сверяем результат с записанными критериями. Прогоняем сценарии. Смотрим, как система ведёт себя на реальных данных, а не на демо-примерах подрядчика.

Скучные вещи, от которых потом всё зависит

Пока проект идёт ровно, никого не волнует, на кого зарегистрирован домен. Волновать начинает в день ссоры с подрядчиком.

Поэтому проверяем отдельным списком. У кого административные доступы к сайту, хостингу и CRM. На чьё юрлицо оформлен домен. Лежит ли исходный код в вашем репозитории, а не на ноутбуке разработчика. Делаются ли резервные копии и разворачивал ли их хоть кто-нибудь хоть раз. Нашли дыру? Закрываем письменно, а не на словах.

Что входит в работу

• Ревизия текущих проектов и договорённостей с подрядчиками.
• Еженедельный статус для собственника: прогресс, сроки, риски на деловом языке.
• Участие в переговорах и переписке с подрядчиками на вашей стороне.
• Проверка смет, оценок трудоёмкости и обоснованности дополнительных работ.
• Приёмка этапов по критериям: сценарии, реальные данные, нагрузка.
• Контроль гигиены: доступы, домены, права на код, резервные копии.
• Помощь в выборе новых подрядчиков: как сформулировать задачу и сравнить предложения.

Как начинаем

Подключаемся за два-три дня. НДА подписываем до того, как увидим первый документ: мы читаем ваши договоры и переписку, такое честно закрепить на бумаге.

В первый день нужны четыре вещи. Договор с подрядчиком и приложения к нему. Переписка по проекту. Доступ к вашим созвонам с командой. Телефон человека, который отвечает за проект внутри компании.

Через неделю вы получаете первый разбор: что обещано, что сделано, где расхождение и что с ним делать.

Сколько это стоит и сколько занимает

Считаем часами и фиксируем помесячно, а пакетов у нас три.

• Разовая ревизия. От 45 тысяч рублей, неделя работы. Смотрим договор, переписку и фактическое состояние проекта, отдаём разбор с рекомендациями. Дальше вы решаете сами, продолжать с этим подрядчиком или нет.
• Базовое сопровождение. Восемь часов в месяц, от 40 тысяч рублей. Еженедельный статус, переписка с подрядчиком, участие в созвонах, приёмка этапов.
• Активная фаза. От двадцати часов в месяц, от 90 тысяч рублей. Плотный контроль, вплоть до ежедневного, когда горят сроки или проект в критической точке.

Объём пересматриваем по фактической нагрузке. Проект ушёл в спокойное русло? Возвращаемся в базовый пакет. За простой платить не придётся.

Отдельно считается узкий специалист: безопасник, архитектор 1С, юрист по IT-договорам. Зовём их, когда вопрос выходит за рамки управления проектом, и всегда предупреждаем заранее.

Что меняется у вас

Проект перестаёт быть чёрным ящиком. Вы понимаете, за что платите и когда будет результат. Подрядчик понимает, что его проверяют, и это дисциплинирует лучше штрафов в договоре. По нашему опыту, само появление технического представителя на стороне заказчика заметно сокращает оптимистичные отчёты и раздутые допработы.

Что именно держим под контролем, зависит от бизнеса. У оптовика это обмен с 1С и остатки: ошибка в обмене превращается в дважды проданный товар. У розницы касса и лояльность, там сбой виден сразу на витрине. У сферы услуг расписание и напоминания: не ушло напоминание, клиент не пришёл, а мастер просидел час впустую.

О чём предупреждаем заранее

Мы не пишем код за подрядчика и не заменяем его команду. Если исполнитель слаб, виртуальный IT-директор это быстро вскроет. Но решение о замене за вами, и оно может стоить времени.

Формат живёт на регулярности. Позвать раз в квартал, когда всё загорелось, тоже можно. Но это тушение пожара, а не управление.

Чудес в первый месяц не ждите. Первые недели уходят на то, чтобы разобраться в проекте и выстроить отчётность. Эффект виден со второго месяца, когда появляются контрольные точки и по ним начинают спрашивать.

Опишите задачу в форме ниже: что за проект, кто его делает и что вас в нём тревожит. В течение рабочего дня вернёмся с вопросами, дальше созвон на сорок минут. После него скажем, хватит ли разовой ревизии или нужно постоянное сопровождение.