Внедрение RPA: роботизация рутинных операций и переноса данных между системами

Бухгалтер каждое утро вытаскивает счета из почты и заводит их в 1С. Менеджер руками обновляет статусы заказов сразу в двух системах. Кто-то третий сводит недельный отчёт из трёх источников. Работа идёт, часы уходят. А ошибки копипасты всплывают через месяц, когда исправлять их уже дорого.

RPA (robotic process automation) забирает эту рутину. Это программные роботы, которые повторяют действия человека прямо в интерфейсах: открывают программы, читают письма и таблицы, переносят данные между системами. Сами системы дорабатывать не нужно. Робот работает с тем, что у вас уже стоит, даже если у старой программы нет никакого API. Мы тут проводник: помогаем выбрать платформу, посчитать экономику внедрения RPA, запустить первых роботов и научить вашу команду ими управлять.

Какие задачи забирают роботы

• Переносят данные между системами, у которых нет прямой интеграции: заказы, платежи, номенклатуру.
• Разбирают входящие документы. Робот забирает счета и акты из почты, распознаёт их и заводит в учётную систему.
• Собирают регулярные отчёты: тянут данные из нескольких источников по расписанию, сверяют, рассылают.
• Крутят массовые операции в веб-кабинетах: обновляют карточки, выгружают статистику, проверяют контрагентов.
• Сверяют реестры и отдают человеку только расхождения.

Типовая ручная операция съедает у сотрудника полтора-два часа в день. После робота остаётся минут пятнадцать на разбор исключений.

Когда нужен робот, а когда обычная интеграция

Это первое, что мы проверяем на разборе. Ответ не всегда в пользу роботов.

• Робот выигрывает, когда у системы нет API, доработка стоит как половина проекта или поставщик тянет сроки. Ещё он выручает, когда процесс проживёт год-полтора и вкладываться в обмен бессмысленно.
• Интеграция выигрывает, когда у обеих систем есть нормальный обмен. Она надёжнее, не ломается от смены кнопки на экране и в долгую дешевле.

Не всё, что можно роботизировать, нужно роботизировать. Подрядчик, который продаёт роботов всем подряд, зарабатывает на лицензиях, а расхлёбываете вы. Если в вашем случае хватит скрипта или готового коннектора, скажем прямо.

На чём мы это собираем

Западные вендоры ушли, рынок заняли российские платформы. Для среднего бизнеса они уже зрелые. Смотрим обычно на три.

• PIX RPA. Экосистема с сильными ИИ-модулями для распознавания документов.
• Primo RPA. Платформа с большим маркетплейсом готовых интеграций.
• Sherpa RPA. Ставка на конструктор no-code и low-code, сотни готовых блоков. Робота здесь собирает обученный сотрудник, программировать не нужно.

Что выбрать, зависит от трёх вещей: какие у вас системы, сколько процессов, кто будет сопровождать роботов дальше: мы или ваша команда.

Как проходит внедрение RPA

• Инвентаризация рутины, неделя. Вместе с вашими сотрудниками находим процессы-кандидаты и считаем, сколько часов они съедают.
• Пилот на одном процессе, три-четыре недели. Обычно берём самый болезненный и при этом стабильный.
• Промышленный запуск, ещё две-три недели. Обработка исключений, логирование, уведомления, расписание.
• Передача знаний, две-три встречи. Учим вашего сотрудника вносить мелкие правки. Либо забираем сопровождение себе.

От первого разговора до работающего робота проходит полтора-два месяца. Половина срока уходит не на код, а на описание правил.

Сколько это стоит и сколько занимает

Точную цифру называем после разбора процессов. Вилки по рынку выглядят так.

• Простой робот. От 180 тысяч рублей. Переносит данные между двумя системами по понятным правилам, пилот укладывается в три-четыре недели.
• Робот с распознаванием документов. От 350 тысяч рублей. Разбирает счета и акты из почты, сверяет реквизиты, заводит в учёт. Срок вырастает до полутора-двух месяцев.
• Контур из пяти-шести роботов с общим расписанием и мониторингом обойдётся от 900 тысяч рублей. Срок три-четыре месяца, идём этапами.

Лицензии считаются отдельно. Минимальная редакция российской платформы стоит от 250 тысяч рублей в год, дальше цена растёт от числа роботов. Сопровождение начинается от 20 тысяч рублей в месяц.

Что нужно от вас

Роботизация идёт быстрее, когда на старте есть три вещи.

• Доступы. Учётные записи в 1С, CRM, почте и личных кабинетах поставщиков. Плюс отдельная учётка для робота: он работает от своего имени, а не от имени бухгалтера. Обычно это день работы вашего администратора.
• Владелец процесса. Сотрудник, который делает эту работу руками и помнит все исключения. Нужен на два-три часа в неделю, пока идёт пилот.
• Решения по спорным случаям. Что делать, если поставщик прислал счёт без НДС и сумма не сходится на рубль? Правила пишем вместе, но выбор за вами: робот не догадывается.

С чего обычно начинают

Хорошие кандидаты на пилот выглядят почти одинаково во всех компаниях.

• Бухгалтерия. Разнести банковскую выписку по нестандартным правилам, ввести первичку из почты, подготовить платёжки.
• Продажи и бэк-офис. Перенести заказы из портала заказчика в 1С, обновить статусы в двух системах, выгрузить прайсы поставщиков.
• Кадры. Оформить типовые документы по шаблону, собрать данные для отчётности.

Отрасль заметно меняет этот список. У оптовика первыми в очередь встают прайсы поставщиков и заявки из кабинетов сетей: форматы у всех разные, а разбирают их руками каждый день. У розницы это выгрузка продаж по точкам, сверка остатков и обновление карточек на маркетплейсах. У сервисной компании в очередь встают наряды, акты и еженедельный отчёт заказчику по шаблону.

Признак один: операция повторяется каждый день, занимает от получаса и идёт по формализуемым правилам. Если такой процесс в компании один, скорее всего хватит скрипта или готового коннектора, без RPA-платформы. Когда их пять или десять, платформа с централизованным управлением роботами начинает окупаться. Тут мы помогаем выбрать редакцию и схему лицензирования под ваш масштаб.

О чём предупреждаем заранее

Робот исполнитель буквальный. Пока процесс живёт в голове сотрудника по принципу «ну, обычно так, но бывает по-разному», роботизировать его нельзя. Сначала правила надо описать словами. Часто именно в этом и оказывается главная польза пилота: в процессе наконец наводится порядок.

Сценарии хрупкие. Обновился сайт или конфигурация 1С, и робот споткнулся. Без сопровождения роботы умирают за полгода.

Выигрыш считается в людях. Робот окупается, когда освободившиеся часы уходят на другую работу. Если сотрудник просто стал меньше уставать, это тоже неплохо, но в деньгах не видно. Договоритесь на берегу, что считаем результатом.

Что происходит после запуска

Робот не живёт сам по себе. Поставщик обновит личный кабинет, бухгалтерия поменяет шаблон, и сценарий встанет, а дальше есть два пути.

Есть свой автоматизатор? Он правит сценарии сам, а мы передаём документацию, схемы и учим команду. Нет такого человека? Забираем сопровождение себе. Следим за расписанием, разбираем сбои, дорабатываем сценарий под изменения. Это от 20 тысяч рублей в месяц, сумма зависит от числа роботов и от того, как часто меняются системы вокруг.

Раз в квартал возвращаемся к списку процессов. Обычно после первого робота компания приносит ещё три кандидата: люди видят, что это работает.

Опишите задачу в форме ниже. Посмотрим ваши процессы, прикинем экономику роботизации и вернёмся с планом и оценкой.