B2B-портал для оптовых клиентов: личные кабинеты, прайс-листы, интеграция с ERP и 1С

Утро менеджера оптовой компании выглядит примерно так. Сначала он выгружает прайс в Excel и рассылает его клиентам. Потом до вечера принимает заказы в почте и мессенджерах, уточняет остатки, перебивает позиции в 1С и отвечает на вечное «а где счёт?». Один такой менеджер тянет двадцать или тридцать активных клиентов. Дальше выбор простой: нанимать ещё людей или терять заказы.

Сами закупщики давно готовы работать иначе. По данным Gartner, 83% покупателей в B2B предпочитают оформлять и отслеживать заказы в цифровых каналах, без менеджера. Портал как раз отдаёт эту рутину клиенту. Он заходит в личный кабинет, видит каталог со своими ценами и живыми остатками, собирает заказ, скачивает счёт и следит за отгрузкой. Менеджер включается там, где нужен человек: условия, переговоры, развитие клиента.

С чего начинаем

Сначала обследуем ваш оптовый процесс. Где лежат цены и остатки: 1С:Управление торговлей, ERP или Комплексная автоматизация. Сколько у вас типов клиентов и ценовых колонок. Кто согласует отсрочки и лимиты.

Портал это проект про данные, а не про дизайн. В учёте порядок? Тогда портал соберётся быстро. Порядка нет? Скажем честно: сначала придётся навести его в учётной системе.

Дальше проектируем кабинет под сценарии ваших клиентов. Запускаем поэтапно: сначала ядро с каталогом, ценами и заказами, потом документы, взаиморасчёты и претензии.

Что входит в работу

• Заводим личные кабинеты юрлиц: несколько сотрудников на компанию, у каждого свои права.
• Отдаём каждому клиенту его прайс: ценовая колонка, персональные скидки и спецусловия приезжают из 1С.
• Показываем реальные остатки по складам и помечаем, что лежит в резерве, а что едет в пути.
• Даём собрать заказ как удобно: корзина, ввод по артикулам, повтор прошлого заказа, загрузка из Excel.
• Выдаём счета, отгрузочные документы и акты сверки онлайн, без запросов в бухгалтерию.
• Сообщаем, что заказ собрали и отгрузили, и присылаем трек-номер.
• Настраиваем двусторонний обмен с 1С или ERP: заказы, цены, остатки, взаиморасчёты, лимиты дебиторки.

Как закупщик собирает заказ

Быстрый ввод по артикулам. Снабженец вставляет список кодов из своей таблицы и получает готовую корзину. Экономит час тем, кто берёт сотни позиций за раз.

Повтор прошлого заказа. Один клик, и заявка собрана заново. Выручает магазины и цеха, которые заказывают один и тот же набор каждую неделю.

Заявка из Excel. Клиент готовит список в привычном файле и грузит его целиком. Портал сверит артикулы и подсветит то, чего нет на складе.

Заказ с телефона. Кабинет работает на маленьком экране: кладовщик оформляет заявку прямо со склада, а закупщик согласует её в дороге.

Что входит в ядро первого этапа

• В кабинете юрлица работают несколько сотрудников, у каждого свои права.
• Каталог показывает персональную цену и живые остатки из 1С.
• Клиент собирает корзину, вводит артикулы, повторяет прошлую заявку.
• Счёт на оплату и статус отгрузки клиент видит сам.
• Обмен с учётной системой идёт в обе стороны.

Претензии, аукционы, бонусы и рейтинги дилеров ждут второго этапа. Сначала нужно, чтобы клиенты привыкли заказывать сами.

На чём собираем портал

Чаще берём 1С-Битрикс в редакции для магазина. Готовый обмен с 1С, знакомая админка, большой рынок специалистов: подрядчика вы смените без драмы. Лицензия ваша, код лежит на вашем сервере.

Битрикс24 подходит, когда портал нужен вместе с CRM и задачами отдела продаж. Кабинет клиента вырастает из уже настроенной воронки.

Сценарии выходят за рамки коробки? Тогда собираем портал на своём стеке: Drupal или Laravel плюс обмен через шину. Так делаем, когда у компании нестандартные скидки, несколько складов или собственная ERP. Исходный код, схему обмена и документацию передаём вам целиком.

Сколько это стоит и сколько занимает

Точную цифру называем после обследования: она зависит от порядка в учёте, а не от числа страниц. Ориентиры такие.

• Кабинет на готовой платформе. Клиент видит свои цены, заказывает и забирает счёт. Обмениваемся с типовой 1С. От 600 тысяч рублей, восемь-десять недель.
• Портал под свою ERP. Считаем нестандартные скидки, разводим склады, держим лимиты дебиторки, согласуем отсрочки. От полутора миллионов рублей, четыре-шесть месяцев.

Отдельно считаем лицензии платформы (от 100 тысяч рублей), хостинг и то, что придётся доработать в 1С, если обмен упрётся в конфигурацию. Сопровождение после запуска начинается от 40 тысяч рублей в месяц.

Что нужно от вас

• Доступ к учётной системе. Дайте копию базы и тестовый контур. Работаем с типовыми конфигурациями: Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP. Самописные тоже берём, но смотрим их до сметы.
• Хозяин прайса. Человек, который отвечает за цены, скидки и спецусловия. Без него портал покажет клиентам то, о чём вы не договаривались.
• Ответственный от бизнеса. Знает оптовый процесс и решает спорные вопросы. Нужен часа на четыре в неделю.
• Двое-трое клиентов для обкатки. Лояльные закупщики попробуют кабинет первыми и честно скажут, что в нём неудобно.
• Приёмка. Неделя или две на проверку: сверяете цены, остатки и документы с учётом.

Как перевести дилеров на портал

Это тяжелее разработки. Закупщик десять лет звонил Ирине из отдела продаж, и кабинет ему поначалу не нужен.

Работает вот что. Сначала запускаем портал на небольшой группе: тех, кто заказывает часто и много. Менеджер показывает кабинет лично, по видеосвязи за двадцать минут. Мы готовим короткую инструкцию и видео, которое менеджер пришлёт в ответ на вопрос.

Дальше нужен мягкий повод перейти. Дайте скидку за самостоятельный заказ, откройте историю отгрузок и документы, которых нет в почте. За два-три месяца большинство дилеров переходит само: так просто быстрее.

Кто-то не перейдёт никогда, и это нормально. Приём заявок по почте остаётся, но менеджер заводит их через тот же кабинет. Данные попадают в одну систему, а не в личную переписку.

Что с безопасностью и данными

Цены и отсрочки видит только тот, кому они адресованы. Права раздаём по юрлицу и по роли: закупщик оформляет заказ, бухгалтер смотрит сверки, руководитель видит всех сотрудников своей компании.

Вход по паролю и коду из почты, неактивные сессии обрываются. Действия пишутся в журнал: кто сменил лимит, кто выгрузил прайс, кто добавил сотрудника.

Сотрудники клиента оставляют имя, телефон и почту, поэтому портал живёт по 152-ФЗ. Готовим согласие и политику, базу держим на российском хостинге.

Что вы получите

Менеджеры перестают быть операторами ввода. Освободившееся время уходит на развитие клиентов. Заказы принимаются круглосуточно, ошибки ручного переноса пропадают, дебиторку видите и вы, и клиент.

При равных ценах оптовик выбирает поставщика, с которым удобнее работать. Портал и есть это удобство: заказ виден, документы на месте, звонить никому не надо.

Есть и побочный эффект. Страница «личный кабинет дилера» с демо-доступом работает как аргумент в переговорах. И как точка входа для дилеров, которые ищут поставщика в поиске.

О чём предупреждаем заранее

Портал-мечта на все случаи жизни. Проекты, где сразу закладывают претензии, аукционы и маркетплейс дилеров, часто не доживают до запуска. Работает другое: выпустить ядро первым этапом и наращивать его по обратной связи клиентов.

Портал, оторванный от учёта. Цены и остатки обновляются руками? Клиенты быстро перестают им верить и возвращаются к звонкам.

Наследство прежнего подрядчика. Если текущий сайт собран без документации, обмен иногда дешевле построить на чистой платформе, чем встраивать в код, который никто не поддерживает. Это выясняется на аудите, до сметы.

Что происходит после запуска

Первый месяц ведём портал вместе с вами: ловим ошибки обмена, правим сценарии, на которых клиенты спотыкаются. Дальше решаете вы.

Есть свой человек по 1С? Передаём схему обмена и документацию, дальше он ведёт портал сам. Своего нет? Берём сопровождение на себя: следим за обменом и чиним его, когда в учёте поменялись колонки цен или появился новый склад. Обмен ломается именно так, тихо и в понедельник утром.

Опишите задачу в форме ниже: что продаёте оптом, какая стоит учётная система, сколько у вас активных клиентов. Разберём процесс и предложим состав первого этапа. Того минимума, который уже разгрузит отдел продаж.