Битрикс24 для оптовика стройматериалов: из Excel и блокнотов — в управляемую воронку

Задача

Наш клиент торгует строительными материалами оптом. Порядка сорока сотрудников, шесть менеджеров по продажам. Продажи типично оптовые: длинный цикл, повторные отгрузки, отсрочки платежа.

Вся клиентская работа жила в личных файлах Excel и переписке. Заявки приходили на общую почту и в личные телефоны. О повторных закупках напоминала память конкретного человека.

Толчком стал уход одного из старших менеджеров. Вместе с ним «ушла» и его таблица с историей по нескольким десяткам постоянных клиентов. Часть контактов восстановили по счетам в 1С, часть потеряли.

Владелец сформулировал задачу просто. База клиентов должна принадлежать компании. Руководитель отдела должен видеть, что происходит в продажах, не заглядывая в чужую почту.

Что сделали

Платформу выбирали после интервью, а не до. Смотрели amoCRM и Битрикс24, остановились на втором. У клиента много внутренних согласований: цены, отсрочки, резервы на складе. Нужны были задачи и процессы, одной воронки тут мало. Тариф взяли базовый, без запаса «на вырост».

1. Провели интервью с руководителем и всеми менеджерами. Разобрали, как сделка идёт от заявки к отгрузке и где терялись обращения.
2. Спроектировали две воронки: «Новые клиенты» и «Повторные отгрузки». У них разные этапы и разная логика контроля. Статусы-отстойники вроде «Думает» убрали, вместо них ставится задача с датой следующего касания.
3. Настроили права: менеджер видит своих клиентов, руководитель всех, новые заявки распределяются по очереди.
4. Добавили автоматику. Сделка переходит на этап, и система сама ставит задачу. Зависшие сделки уходят руководителю. Коммерческое предложение собирается по шаблону прямо из карточки.
5. Подключили общую почту, формы сайта и телефонию. Обращения создают лиды сами.
6. Перенесли базу из файлов Excel с чисткой и обучили команду на живых сделках, а не на слайдах.

Сложности

Как продавцов перевели в CRM

Два опытных продавца первые недели вели клиентов параллельно, как привыкли, а в CRM заходили раз в день для галочки. Штрафами давить не стали: так получают красиво заполненную мёртвую систему. Пошли другим путём. Сократили карточку сделки до минимума обязательных полей. Отдали менеджерам то, что реально экономит им время: шаблоны коммерческих предложений, автозадачи на повторные закупки, историю отгрузок под рукой. И договорились с руководителем о простом правиле: чего нет в CRM, того не существует, в том числе при разборе спорных клиентов. Через месяц параллельные таблицы умерли сами.

Грязные данные в шести таблицах

В шести файлах Excel оказалось около 12 тысяч строк, примерно треть из них дубли. Одни и те же компании с разными написаниями, телефоны в произвольных форматах. Автоматическая склейка по ИНН и нормализованному телефону закрыла большую часть. Несколько сотен спорных записей менеджеры разбирали руками, по выделенному часу в день. На это ушло две недели, которых в плане не было.

Старая АТС без API

Офисная АТС оказалась старой железкой без вменяемого API. Интегрировать её с Битрикс24 вышло бы дороже, чем заменить. Согласовали с клиентом переезд на облачную АТС с сохранением номеров. Сроки проекта сдвинулись примерно на три недели, зато звонки теперь пишутся в карточку сделки, а не в никуда.

Результат

Через три месяца после запуска в CRM живут все шесть менеджеров и вся активная база. Заявки с почты, сайта и телефона фиксируются автоматически, потерять обращение стало технически трудно. Руководитель отдела видит воронку по этапам, зависшие сделки и причины проигрышей в отчётах, а не в пересказах на планёрке. Напоминания о повторных закупках ставит система. Несколько «спящих» клиентов вернулись просто потому, что им вовремя позвонили.

Отдельный эффект клиент оценил позже. Нового менеджера взяли на замену ушедшему и ввели в работу примерно за неделю: процесс описан в системе, история по каждому клиенту на месте. Раньше на это уходило до двух месяцев пересказов и совместных выездов.

Сколько стоит и сколько занимает такой проект

Сумму этого клиента мы не раскрываем, но порядок по похожим проектам назовём. Внедрение Битрикс24 для отдела из пяти-семи продавцов обходится от 250 тысяч рублей. За эти деньги мы проводим интервью, рисуем воронки, раздаём права, настраиваем автоматику, подключаем почту и формы, переносим базу и учим команду.

Чистку базы считаем отдельно, если файлов много и они запущены. Ориентир: от 40 тысяч. Не пугайтесь цифры. Здесь на ручной разбор спорных записей ушло две недели, и в изначальном плане этих недель не было.

По срокам проекты такого размера мы укладываем в два месяца. В этом случае переезд телефонии добавил ещё три недели, о них написано выше.

Платить придётся и каждый месяц. Сверх работ. Базовый тариф Битрикс24 на небольшую команду стоит порядка 3 тысяч рублей в месяц при оплате за год. Облачная АТС начинается от 1500 рублей в месяц за номер плюс минуты. Замена старой железки вышла дешевле, чем попытка её интегрировать, но бесплатной не была.

А что с 1С

Оптовики спрашивают об этом первым делом. Обмен с 1С мы в таких проектах выносим на второй этап и делаем это сознательно. Сначала продавцы должны въехать в новую воронку, иначе кривые данные поедут из CRM в учёт и обратно. Потом не разгребёте.

На втором этапе тянем из 1С отгрузки, долги и остатки прямо в карточку клиента, а счёт менеджер выставляет из сделки. Оптовику это важнее красивой воронки. Менеджер видит отсрочку и долг до того, как пообещает новую партию. Как устроен такой обмен, видно в кейсе про обмен 1С с тремя маркетплейсами.

Что нужно от заказчика

Понадобится час руководителя отдела на интервью и ещё по часу на каждого продавца. Дальше уходит часа два в неделю: согласовать этапы, раздать права, выбрать обязательные поля.

Нужны выгрузки всех рабочих файлов Excel и доступ к почте, сайту и телефонии. И готовность руководителя держать правило «чего нет в CRM, того не существует». Без него не взлетает ни одна CRM. Сколько за неё ни заплати.

Соседние задачи закрывают омниканальные коммуникации и связка сайта с CRM и аналитикой. Похожая история про телефонию и заявки есть в кейсе про бурение скважин.

Если ваши продажи тоже живут в личных таблицах менеджеров, расскажите о своих процессах через форму на сайте. Разберём, какая CRM подойдёт под вашу специфику, и предложим план перехода с реалистичными сроками. Можно начать с часового разбора: вы рассказываете, как сейчас идёт сделка, мы на ходу показываем, что ляжет в воронку, а что придётся менять в процессе. Имя клиента не называем, работаем под NDA.