Обмен 1С с тремя маркетплейсами: производитель хозтоваров ушёл от овербукингов

Товар продаётся дважды. Утром его забрали на Wildberries, к обеду он же уходит на Ozon, а на складе последняя коробка. Дальше отмена, извинения перед покупателем и минус к рейтингу карточки.

Так выглядит ручной обмен остатками: пока цифры едут из 1С в Excel и обратно, площадки торгуют по старым данным и продают то, чего на складе уже нет. С этим клиент и пришёл.

Задача

Производитель хозяйственных товаров из пластика: вёдра, ящики, органайзеры. Около 400 позиций в каталоге, штат порядка 25 человек, учёт в 1С:УНФ.

На Ozon компания работала давно, по схеме FBO. Потом добавились Wildberries и Яндекс Маркет по FBS. Обмен, который кое-как тянул одну площадку, на трёх развалился.

Устроено это было так. Сотрудница дважды в день выгружала остатки из 1С в Excel и заливала их в кабинеты площадок. Заказы переносила в 1С руками. Между выгрузками остатки жили своей жизнью: товар, проданный утром на Wildberries, до вечера продолжал продаваться на Ozon.

За последний квартал перед проектом набралось: регулярные отмены заказов, просевший рейтинг двух ходовых карточек, штрафные баллы за просроченные FBS-отгрузки. На обмен уходило до четырёх часов рабочего времени в день.

Что сделали

Сначала посчитали варианты: штатный обмен в 1С, готовые модули, прямая интеграция по API. Остановились на гибриде. Для Ozon и Яндекс Маркета хватило штатного механизма 1С, аккуратно настроенного. Для Wildberries поставили специализированный модуль: штатный обмен закрывал по этой площадке далеко не всё, в первую очередь FBS-задания и этикетки.

• Нормализовали номенклатуру. Без этого автоматизация размножила бы ошибки, почему именно, рассказываем ниже.
• Синхронизировали остатки по складам и схемам работы, с резервированием. Заказ с любой площадки сразу уменьшает доступный остаток на остальных. Для ходовых позиций добавили страховой резерв.
• Цены свели в единый прайс в 1С. Правила наценки по категориям учитывают комиссии каждой площадки, поэтому акции перестали случайно уводить маржу в минус.
• Заказы FBS создаются в 1С сами, со сборочными заданиями и этикетками. Статусы отгрузок возвращаются на площадки.
• Настроили загрузку в 1С отчётов о продажах и возвратах. Прибыль по каждой площадке считается в учёте, а не в отдельной таблице раз в месяц.

Кто с кем и как часто обменивается

• Ozon, схема FBO. Штатный обмен 1С. Туда уезжают остатки и цены, обратно приезжают заказы, продажи и возвраты. Остатки уходят раз в 15 минут, отчёты приезжают раз в сутки.
• Wildberries, схема FBS. Работает коммерческий модуль стороннего разработчика. Он гоняет остатки, цены, сборочные задания, этикетки и статусы отгрузок. Остатки обновляются раз в 15 минут, задания прилетают по мере появления.
• Яндекс Маркет, схема FBS. Тоже штатный обмен 1С: остатки, цены, заказы и статусы. Остатки обновляем в том же четвертьчасовом цикле.

Штатный механизм 1С закрывает Ozon и Яндекс Маркет целиком, поэтому платить за модули там незачем. С Wildberries так не вышло: FBS-задания и этикетки пришлось брать модулем. Лицензия на такие решения стоит от 15 тысяч рублей в год и продлевается вместе с подпиской на обновления.

Где споткнулись

Грязная номенклатура

Аудит показал: десятки товаров заведены в 1С по два-три раза, под старым артикулом, под новым и «для Озона», а штрихкоды местами не совпадали с этикетками площадок.

Запускать обмен было нельзя. Иначе резервы считались бы по трём карточкам одного товара. Чистка и сопоставление со штрихкодами площадок заняли почти три недели и стали самым трудоёмким этапом проекта. В исходном запросе клиента этого пункта не было вообще.

Лимиты API Wildberries

Первая версия обмена упёрлась в ограничение на частоту запросов. При обновлении остатков по всем 400 позициям часть запросов отваливалась, и остатки обновлялись частично. Проблема, ради которой всё затевалось, воспроизвелась в новом виде.

Перестроили обмен на пакетную отправку с очередью и повторными попытками, разнесли обновления по расписанию. Теперь остатки уходят на площадки каждые 15 минут, стабильно и целиком.

Отчёты Ozon не сходились с 1С

После первого месяца автоматической загрузки бухгалтерия нашла расхождения. Виноваты оказались возвраты и частичные выкупы: в старом ручном процессе они просто не доезжали до учёта. Донастроили обработку возвратов. Заодно выяснилось, что прибыль по одной из категорий на Ozon раньше считалась завышенной.

Результат

Продажи «в минус по складу» прекратились: за три месяца после запуска ни одной отмены из-за отсутствия товара. FBS-задания собираются в срок, потому что попадают на склад сразу, а не после обеденной выгрузки.

Сотрудница, которая раньше жила в Excel, занимается карточками товаров и акциями, а новая позиция заводится один раз в 1С и уходит оттуда на все три площадки сразу. Excel закрыли.

Руководитель впервые видит в 1С честную картину: выручку, комиссии и возвраты по каждой площадке. Магии в этих цифрах нет. Просто данные, которые раньше собирались вручную и с ошибками, теперь приходят сами и сходятся с банком.

Что осталось людям

Автоматизация тут не заменила человека, а сняла с него рутину. Руками по-прежнему делают четыре вещи.

• Заводят новую позицию: карточка, фото, описание, категория и правило наценки. Один раз в 1С, дальше она расходится сама.
• Ведут акции и решают, с какой ценой заходить в распродажу площадки. Считает система, решает человек.
• Разбирают спорные возвраты и претензии покупателей. Площадки любят присылать их пачками после распродаж.
• Раз в месяц сверяют отчёты площадок с банком. Автоматика сводит цифры, но подпись под сверкой ставит бухгалтер.

Складскую часть при желании тоже можно довести до конца: сборка по штрихкодам, адресное хранение, печать этикеток перевозчиков. Это уже автоматизация склада и логистики, отдельный проект. Похожая история с двусторонним обменом описана в кейсе про интернет-магазин спецодежды.

Сколько стоит и сколько занимает такой проект

Цифры клиента не раскрываем, зато назовём порядок по похожим связкам. Настроить обмен 1С с тремя площадками стоит от 200 тысяч рублей. Две площадки и одна схема работы выйдут дешевле, от 120 тысяч.

Чистку номенклатуры считаем отдельно, и цена зависит от того, насколько запущен справочник. На каталоге в несколько сотен позиций это от 60 тысяч рублей. Дешевле выходит, когда сопоставлением занимается ваш товаровед, а мы даём инструмент и правила.

По срокам закладывайте пять-семь недель. Из них половина уходит на данные, а не на код. Настройка самого обмена редко занимает больше двух недель.

Отдельно платите за лицензии модулей и подписку на обновления 1С. Плюс комиссии площадок, но их вы платите и так.

Что нужно от вас

Дайте доступы в кабинеты всех площадок с правами на API и ключи продавца. Доступ к базе 1С и тестовая копия, на которой можно ошибаться.

Человек, отвечающий за номенклатуру. Это главное. Он решает, какой артикул считать основным, а какой дублем, и без него чистка справочника встанет. Заложите ему час-два в день на две-три недели.

Понадобится бухгалтер на первую сверку после запуска: пара часов, чтобы сойтись с площадками по возвратам и комиссиям. И один человек со стороны склада, который расскажет, как реально собирают заказы.

Во что обходились отмены

Точную сумму потерь клиент не считал, и придумывать её мы не будем. Механика потерь при этом простая, посчитайте свою.

Отмена по вине продавца бьёт трижды. Площадка выставляет штраф или списывает баллы. Карточка проседает в выдаче, и следующие недели вы платите за неё рекламой. Покупатель, которому отменили заказ, обычно уходит к соседу навсегда.

Возьмите число отмен за квартал, умножьте на средний чек и добавьте стоимость возврата карточки в топ. Сумма обычно перекрывает бюджет интеграции за один сезон.

Заодно проверьте свою экономику: калькулятор маржи и наценки считает, что остаётся после комиссии площадки.

Ещё одно предупреждение. Лимиты API и правила площадок меняются каждый год, а иногда и чаще. Настройки, которые работают сегодня, через сезон надо перепроверять. Мы закладываем это в сопровождение и советуем вам держать такую строку в бюджете.

Торгуете на двух и более площадках, а обмен держится на человеке с таблицей? Опишите свою связку в форме на сайте: учётная система, площадки, схемы работы. Посчитаем варианты интеграции и честно скажем, где хватит штатного обмена. Название компании не раскрываем, NDA.