Внутренний портал для сотрудников: задачи, заявки, согласования и отчёты

Как у вас согласуют счёт на оплату? Если ответ звучит как «кидаем в чат директору, потом бухгалтеру, потом ищем, кто потерял», этот процесс вы оплачиваете дважды. Сначала временем сотрудников. Потом нервами руководителя, у которого полдня уходит на роль живого маршрутизатора. Отпуска согласуют в почте, технику просят голосом, регламенты лежат в папке, которую с прошлого года никто не открывал.

Пока в компании десять человек, так жить можно. На тридцати ломаться начинает регулярно. Внутренний портал собирает служебную рутину в одном месте: заявки и согласования идут по маршрутам, у задач есть ответственный и срок, регламенты лежат там, где их находят. Новичок в первый день видит, как здесь всё устроено, и не дёргает коллег.

Когда внутренний портал для сотрудников нужен, а когда рано

До пятнадцати-двадцати человек портал обычно лишний. Все сидят рядом, счёт согласуется голосом, а новичка вводит в курс дела сосед по столу. Ставить систему в такой компании значит усложнить то, что и так работает.

Пора думать о портале, когда совпадает хотя бы два признака.

• Сотрудников больше тридцати, и часть работает удалённо или в другом городе.
• Согласования регулярно зависают, а найти виноватого получается только вручную.
• Заявки в IT, АХО и бухгалтерию приходят в личные сообщения, и их никто не считает.
• Новичок выходит на нормальный режим месяц, потому что все знания живут в головах.

И правило, которое мы держим на всех таких проектах: новый процесс должен быть удобнее старого, иначе мы его не запускаем. Если заявку проще бросить в чат, люди так и сделают, сколько бы вы ни потратили на портал.

С чего начинаем

Сначала инвентаризация. Смотрим, какие заявки и согласования ходят по компании, где они застревают, что сотрудники ищут чаще всего. Хаос не автоматизируем: если процесс не описан, сначала записываем его простую рабочую версию.

На это уходит шесть-восемь интервью по часу: руководители отделов, бухгалтерия, кадры, IT и пара рядовых сотрудников, которые чаще всех заводят заявки. Плюс две встречи на всех, где мы показываем карту процессов и договариваемся о приоритетах. В сумме недели полторы и часов двенадцать вашего времени.

Внедряем поэтапно. Сначала два-три самых болезненных процесса: обычно это согласование счетов, заявки на отпуск и заявки в IT или АХО. Остальное подключаем, когда команда привыкнет.

Готовая платформа или своя разработка

После ухода Microsoft и блокировки её облачных сервисов вопрос «на чём строить интранет» в России встал заново. Рынок ответил: сейчас корпоративный портал собирают на зрелых российских платформах из реестра отечественного ПО. Чаще других берём Битрикс24, для сложных маршрутов и регламентов смотрим ELMA365, документооборот закрываем Directum RX, а там, где важны новости и жизнь компании, подходят «Пряники».

Готовая платформа выигрывает по деньгам и срокам: маршруты, права, мобильное приложение и обновления уже есть, а запуск занимает недели. Риск тоже понятный: вы живёте в чужой логике и платите за лицензии каждый год.

Кастомный интранет-портал предлагаем, только когда ваши процессы правда уникальны, а коробка ломается на первом же маршруте. Он дороже втрое и дольше вчетверо. И платить за поддержку придётся всегда: своя система не обновляется сама.

Что входит в работу

• Обследуем компанию: карта внутренних процессов, точки потерь, приоритеты.
• Подбираем платформу и считаем стоимость владения: лицензии, поддержка, доработки.
• Настраиваем маршруты согласования: счета, договоры, отпуска, командировки, закупки.
• Заводим заявки во внутренние службы с ответственными, сроками и статусами.
• Собираем базу регламентов и новостей компании, раздаём права доступа.
• Делаем задачи и простую отчётность для руководителей: что в работе, что просрочено.
• Связываем портал с 1С по кадрам и счетам, с корпоративной почтой и мессенджерами для уведомлений.
• Учим сотрудников и администраторов.

Как выглядит первый этап

Счёт на оплату. Менеджер прикладывает счёт и выбирает статью расходов. Маршрут собирается сам: до ста тысяч согласует руководитель отдела, выше подключается директор. Бухгалтер видит только то, что уже одобрено.

Заявление на отпуск. Сотрудник открывает свой остаток дней и выбирает даты. Руководитель жмёт «согласовано», кадровик получает готовое заявление и заносит его в 1С.

Заявка в IT или АХО. Сломался ноутбук, нужен пропуск, закончилась бумага. Заявка падает в очередь со сроком и ответственным, автор видит статус и не пишет никому в личку.

В первый день сотрудник получает ссылку, вход по корпоративной почте и три кнопки на главной. Остальное подключаем позже, чтобы не пугать людей.

Сколько это стоит и сколько занимает

Считаем по числу процессов и людей, а не по числу страниц. Ориентиры для компании на тридцать-пятьдесят сотрудников.

• Первый этап на Битрикс24. Три процесса, база регламентов, права доступа, обучение. От 250 тысяч рублей, четыре-шесть недель.
• Полный контур. Все согласования, заявки, кадровые процессы, обмен с 1С, отчётность. От 700 тысяч рублей, три-четыре месяца.
• Кастомный портал. Когда коробка не тянет ваши маршруты. От 1,2 миллиона рублей, от четырёх месяцев.

Лицензии считаются отдельно и живут своей жизнью. Облачный тариф на полсотни человек обходится примерно в 150–250 тысяч рублей в год, коробочную версию покупают разово, от 300 тысяч. Сопровождение после запуска стоит от 20 тысяч рублей в месяц.

Что нужно от вас

• Решение первого лица. Портал взлетает, когда директор сам согласует в нём счета. Останется он в чате, за ним останутся и все остальные.
• Люди на интервью. Шесть-восемь человек по часу. Больше всего пользы дают те, кто заводит заявки каждый день.
• Ответственный за проект. Знает, как устроена компания, и решает спорные вопросы. Нужен часа на четыре в неделю.
• Доступы. Корпоративная почта, 1С по кадрам и счетам, список сотрудников с должностями и отделами.
• Регламенты, какие есть. Даже черновики и записки в чатах. Приводить их в порядок помогаем мы, но писать с нуля за вас не можем.

Что вы получите

Согласования перестают теряться

У каждого счёта и заявки есть маршрут, срок и понятная причина задержки. Речь про прозрачность, а не про поиск крайнего. Руководитель видит картину по отделам, и собирать ради этого совещание не нужно.

Новички включаются быстрее

Регламенты, контакты и типовые заявки лежат в одном месте. Вместо недели вопросов «а к кому идти» человек открывает портал и находит ответ сам.

Компания перестаёт зависеть от незаменимых

Процессы описаны, история согласований хранится, при смене сотрудника дела передают за день, а не за месяц. Когда вы растёте, филиал или удалённая команда подключаются к тем же процессам, и правила заново никто не изобретает.

Где такие проекты обычно ломаются

Портал, куда никто не ходит. Самый частый исход. Причина обычно одна: внедрили сверху и сразу всё, сотрудникам стало сложнее, чем в привычном чате. Лечится поэтапностью и тем самым правилом про удобство.

Избыточная кастомизация. Доработки «под нас» на готовой платформе иногда стоят дороже лицензий. И ломаются при каждом обновлении.

Портал без связи с учётом. Заявка на отпуск не доехала до 1С, кадровик ведёт двойной учёт, портал превращается в лишнее звено.

Что происходит после запуска

Первый месяц смотрим, чем люди пользуются, а чем нет. Заявка, которую никто не заводит, обычно означает, что форма неудобна или про неё забыли рассказать. Правим и то и другое.

Дальше портал ведёт ваш администратор: мы учим его менять маршруты, права и шаблоны заявок сами. Регламенты в компании меняются часто, и бегать за подрядчиком из-за каждой правки глупо.

Сопровождение остаётся за нами там, где нужны руки разработчика: обмен с 1С, новые интеграции, обновления платформы. Раз в квартал полезно смотреть отчёт по срокам согласований: он показывает, какой процесс просится следующим.

Опишите задачу в форме ниже: сколько у вас сотрудников и какие внутренние процессы болят сильнее всего. Предложим платформу и состав первого этапа, без «цифровой трансформации» ради красивого слова.